Minute Sample for auditor appointment and company renewal for a business in Nepal

Here's a sample of the minutes you would likely have to present to the "office of Company Registrar" for the renewal of your company. These samples are relevant for single person owned company based in Nepal.

The first minute mentions appointment of an auditor for the company (and their salary) and provides the auditor the rights to renew the company on your behalf.

दफा ५१ बमोजिमको विवरण
क) कम्पनीको अधिकृत पुँजी 
शेयरको संख्याः–
ख) कम्पनीको जारी शेयर पुँजी:– रु ................................ 
ग) कम्पनीको चुक्ता पुँजी:– रु ..............................
घ) प्रति शेयर माग भएको रकमः– रु ................................
ङ) किस्ता असुल भएको जम्मा रकमः– रु  .........................
च) असुल हुन वाँकी रहेको जम्मा रकमः– रु ............................
छ) शेयर वा डिवेन्चरमा दलाली दस्तुर बापत दिएको जम्मा रकमः– रु ..............................
ज) कुनै शेयर जफत गरिएकोमा त्यस्तो शेयरको जम्मा संख्या, जफत भएको कारण र मितिः– ...................
झ) कुनै बैँक वित्तीय संस्था वा अन्य कुनै व्यक्तिबाट लिएको ऋण वा कम्पनीले दिएको जमानतः- रु...........................
झ१) अन्य कम्पनीको शेयर वा डिवेञ्चरमा लगानी गरेको भए त्यस्तो कम्पनीको नाम र दर्ता नम्बर तथा शेयर वा डिवेञ्चरमा गरेको लगानी रकम :– रु ............................

बहालवाला संचालकको नाम र ठेगानाः
नाम, थर पद :
संस्थापक संचालक:
मितिः–

आज मिति …………. साल ………….गतेका दिन …………... को संस्थापक सेयरधनीको बैठक कम्पनीका एकल सेयरधनी …………….को अध्यक्षतामा निम्न स्थान र समयमा बसि निम्न बमोजिमका निर्णयहरू सर्वसम्मतिले गरियो ।

स्थान : कम्पनीको रजिस्ट्रार कार्यालय, काठमाडौँ
समय : दिनको …… बजे

उपस्थिति :
………….................... – संस्थापक संचालक
…………….................
………………………......

छलफलका प्रस्तावहरू
(१) लेखापरिक्षकको नियुक्ति र पारिश्रमिक बारे ।
(२) अख्तियारी दिने बारे

निर्णयहरू
नि. नं.१. कम्पनीको आगामी आर्थिक वर्ष ………… को लेखापरिक्षण प्रतिवेदन तयार गर्नको लागी रजिस्टर्ड लेखापरिक्षक…………………………नियुक्ति गर्ने र निजको पारिश्रमिक रु तोक्ने निर्णय गरियो ।
नि. नं.२. कम्पनी रजिस्ट्रारको कार्यालयमा उपस्थित भई लेखापरिक्षण प्रतिवेदन लगायतका कागजात पेस गरी कम्पनी अभिलेख गर्नको लागी …………………..वडा नं …..बस्ने ………………….लाई अख्तियारी दिने निर्णय गरियो ।
विविध : अन्य छलफलको विषय नभएकोले बैठक समापन गरियो ।

The second minute will go through general office agendas such as appointing an auditor for the company and submitting/approving the audit report for the fiscal year.

आज मिति ……………. साल ………….. गतेका दिन ……………… को संस्थापक सेयरधनीको बैठक कम्पनीका एकल सेयरधनी …………………को अध्यक्षतामा निम्न स्थान र समयमा बसि निम्न बमोजिमका निर्णयहरु सर्वसम्मतिले गरियो ।

स्थान : कम्पनीको रजिस्ट्रार कार्यालय, काठमाडौँ
समय : दिनको ३ बजे

उपस्थिति :
……………………....... – संस्थापक संचालक
…………………………..
……………………………

छलफलका विषयहरू
(१) वार्षिक प्रतिवेदन पेस र अनुमोदन गर्ने
(२) लेखा परीक्षण प्रतिवेदन पेस र पारीत गर्ने
(३) लेखा परीक्षकको नियुक्ति 
(४) विविध

निर्णयहरू
नि. नं. १ – प्रस्ताव नं. १ अनुसार छलफल गर्दा यस कम्पनीका सेयरधनी………………...ले कम्पनीको आ.व……………… को वर्षभरीको गतिविधि सम्बन्धी प्रस्तुत गर्नु भएको वार्षिक प्रतिवेदन पश्चात् पारीत गरियो।
नि. नं.२ – प्रस्ताव नं. २ अनुसार छलफल गर्दा यस कम्पनीको निर्णयले कम्पनीको आ.व………………… को वर्षभरीको आर्थिक कारोबारको लेखा परीक्षण गर्नको लागि नियुक्ति भएका लेखापरीक्षक…………………………….प्रस्तुत गर्नु भएको वार्षिक लेखा परीक्षण प्रतिवेदन पारीत गरियो ।
नि. नं.३ - कम्पनीको लेखा परीक्षक नियुक्ति सम्बन्धी प्रस्ताव नं. ४ अन्तर्गत छलफल हुँदा आगामी आर्थिक वर्ष ……………………….को कम्पनीकोे लेखा परीक्षण गर्नको लागि लेखा परीक्षकको रूपमा कार्य गर्न लेखा परीक्षक     …………………नियुक्ति गर्ने निर्णय गरियो ।  साथै उक्त कार्यको लागी निजको पारिश्रमिक समेत रु…………….. प्रदान गर्ने निर्णय गरियो ।
नि. नं. ४ - विविध उपरोक्त बमोजिमको निर्णय पश्चात् छलफलका अन्य विषयवस्तु नभएकोले आजको बैठक समापन गरियो । सेयरधनीको बैठक कम्पनीका एकल सेयरधनी ……………..को अध्यक्षतामा निम्न स्थान र समयमा निर्णय सर्वसम्मति गरियो ।